従業員代表（過半数代表者）の選出手続きと実務上の注意点

36協定を締結したのに、選出手続きの不備で「無効」と判断されてしまった——そんな事例が実際に起きています。

従業員代表の選出は「形式的な手続き」ではなく、労使協定の有効性を左右する重要なプロセスです。

今回のコラムでは、人事担当者が押さえておくべき従業員代表の選出の要件・方法・よくあるミスについて、解説をいたします。

従業員代表（過半数代表者）とは何か

事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がない場合、会社はさまざまな場面で「従業員代表（過半数代表者）」を選出しなければなりません。

主な場面は以下のとおりです。

・36協定（時間外・休日労働に関する協定）の締結

・就業規則の作成・変更にあたっての意見聴取

・派遣法に基づく派遣受入期間の延長に関する意見聴取

・労使委員会の労働者側委員の指名

従業員代表は、現場の多数意見を労働条件の決定に反映させるために設けられた制度です。その選出が適切でなければ、代表者が締結した協定そのものが法的に無効となります。

従業員代表になれる人の要件

従業員代表には、次の2つの条件を両方満たす必要があります（労働基準法施行規則第6条の2）。

要件①：管理監督者（労働基準法第41条第2号）でないこと

要件②：選出の目的（36協定の締結など）を明示した上で、民主的な手続きによって選ばれたこと

なお、従業員代表は、法人全体（法人単位）ではなく「事業場ごと」に選出しなければなりません。

本社・支社・工場などが別々の事業場であれば、それぞれで選出が必要です。

適切な選出方法・不適切な選出方法

適切な選出方法の例

・候補者をあらかじめ決めておき、投票や挙手によって信任を求め、過半数の支持を得る

・朝礼や集会の場で挙手を行い、過半数の支持を得る

ポイントは、すべての労働者が参加できる機会を設けた上で、積極的な意思表示によって選ばれることです。

不適切な選出方法の例

実務的には、選出方法の不備を理由にトラブルとなってしまうケースが多くあります。

たとえば、厚生労働省は、以下の方法を「不適切な選出」として明示しています（厚生労働省「スタートアップ労働条件」Q&A）。

実務担当者が陥りがちなミス

過去、実際にご相談をいただいた事案等を踏まえると、実務担当者が陥りがちなミスとして、以下の例が挙げられます。

ミス1：「毎年同じ人」を自動更新してしまっている

36協定を締結する際には「その都度」選出手続きを行うことを求めています（高知労働局リーフレット）。

前回と同じ人が再び選ばれること自体は問題ありません。しかし、改めて選出手続きを経ずに自動更新することは不適切です。36協定を締結するたびに、新たな選出手続きが必要です。

ミス2：正社員だけで投票を行っている

正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトなどを含めたすべての労働者が手続に参加できるようにする必要があります。

パートタイム労働者・アルバイト・有期雇用労働者も「労働者」に含まれます。正社員だけで選出した代表者は、「過半数を代表する者」の要件を満たさない点に注意する必要があります。

ミス3：管理職（管理監督者）が選出されている

「係長」「主任」などの肩書きがあっても、実態として労働基準法上の管理監督者に該当しない場合は問題ありません。

しかし、部長・工場長など、労働条件の決定や労務管理について経営者と一体的な立場にある管理監督者が従業員代表になることは認められません（労働基準法第41条第2号）。

管理監督者が選出された場合、その者が締結した36協定は無効となります。

ミス4：選出の記録を残していない

選出手続きが適切であっても、後から証明できなければ意味がありません。労働基準監督署の調査や労働者からの異議申立てに対応できるよう、投票用紙・集計結果・選出日時・参加者リストなどを記録・保存しておくことが重要です。これは法令上の義務ではありませんが、手続きの適正性を立証するための実務上の必須対応です。

選出ミスが招くリスク

選出手続きに不備があると、その代表者が締結した労使協定は無効となります。

たとえば、専門業務型裁量労働制の協定が無効と判断された場合、裁量労働制の適用がなかったものとして、過去にさかのぼって残業代を支払わなければならない事態になりかねません。

36協定が無効になれば、時間外労働そのものが違法となり、是正勧告や労働者からの未払賃金請求を受けるリスクが生じます。

「手続きは毎年やっているから大丈夫」と思っていても、その手続きが適法かどうかは別途問題となり得るため、注意が必要です。

確認のポイントまとめ

自社の選出手続きに不安がある方へ

従業員代表の選出は、一度問題が発覚すると過去の労使協定にまで影響が及ぶことがあります。「うちの会社の手続きは本当に大丈夫か？」と少しでも疑問を感じたら、早めに弁護士に確認することが重要です。

当事務所では、労務コンプライアンスの点検・就業規則の整備・36協定の適法性確認など、企業の人事・労務に関するご相談を承っております。東京以外の地域のお客様についても、オンラインMTGで対応しており、最近では地方の企業のお客様からのご相談・ご依頼が増えております。問題が大きくなる前に、ぜひお気軽にご相談ください。

本コラムは、一般的な情報提供を目的として作成したものであり、個別の法律上のアドバイスではありません。具体的な事案については、本ウェブサイト右上の問い合わせフォームよりご連絡ください。